O expurgo é um serviço indicado para a destruição segura e definitiva de documentos prescritos, assegurando a impossibilidade de recuperação de informações neles contido.
Qualquer documento que estiver arquivado pode ser expurgado, de acordo com a Tabela de Temporalidade Documental (TTD), que determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este período.
Isto porque certos tipos de documentação devem ser guardados por mais tempo – como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira. Cada empresa elabora a sua tabela de temporalidade, baseada nas respectivas leis.
Vantagens
Ao realizar o expurgo, as empresas evitam custos desnecessários de armazenagem além de facilitar o acesso as informações ativas. Todas as empresas podem contratar – de micro, pequeno, médio e grande porte e em diversas áreas de atuação.
Na EcoStorage…
Ele pode ser feito de duas formas:
- Pela gestão inteligente, que faz o gerenciamento dos arquivos através de software específico, informando as respectivas datas de vencimento, sempre de acordo com a tabela de temporalidade.
- Por decisão do cliente, que informa quando um documento deve/pode ser eliminado.
Os documentos seguem para uma área de descarte ecológico, onde serão desfragmentados e receberão a tratativa ambiental adequada.
Importante reforçar que para qualquer caso, o descarte só acontece após a aprovação formal do cliente. Ele também pode escolher manter as caixas no arquivo, no caso de, por exemplo, querer guardar determinado tipo de documento por mais anos. Ele também tem a opção de acompanhar ou não este descarte.
E depois, se precisar, terei acesso a estas informações?
Sim, caso contrate a digitalização na EcoStorage. Os documentos sofrem backup entregue em mãos ao cliente após o expurgo.
O cliente pode ainda contratar o software de gestão documental para acessar seus documentos através de login e senha. Ele pode ser acessado remotamente pela empresa contratante, sempre que for necessário.
E o melhor: toda a fragmentação é auditada e realizada em ambiente controlado por profissionais dentro dos preceitos mais modernos de reciclagem e sustentabilidade.