A EcoStorage é muito mais do que guarda de papéis e documentos. Ela “guarda” processos minuciosos, qualidade, responsabilidade com o meio ambiente, segurança da informação e preço justo. Conheça quais são as etapas de trabalho da empresa e o porquê de ela ser certificada pelo ISO 9001 2015.

 

Retirada e recebimento

Esse processo corresponde a retirada dos documentos no cliente ou em outro local indicado por ele.

A EcoStorage retira as caixas, recebe em seu galpão, etiqueta uma a uma com código de barras e, assim, autoriza sua entrada, com rastreabilidade total e controle sobre qual processo ela está.

 

Inventário

Nada mais é do que uma pesquisa ou registro de uma relação dos bens e sua localização. Em outras palavras, no caso da guarda de documentos, é uma indicação do que está dentro da caixa: qual tipo de documento, data, empresa, área etc.

O inventário pode ser:
– Feito pela empresa contratante e ir direto para a custódia física;
– Com checagem (para confirmar o conteúdo a ser armazenado);
– Totalmente feito pela EcoStorage.

O nível de detalhe e profundidade do inventário é negociado caso a caso.

 

Digitalização

Se divide em quatro etapas:

– Preparação

Nada mais é do que deixar os documentos em condições perfeitas para serem digitalizados. Isso inclui tirar clipes, organizar, higienizar, cortar, classificar. Finalizado o processo, a equipe coloca os papéis na caixa, faz a leitura do código de barras e manda para o escaneamento.

– Escaneamento

É o processo de escanear os arquivos, um a um, seguindo certa ordem de organização, qualidade e segurança para que as informações não se misturem, prezando sempre pela imagem de qualidade.

– Controle de qualidade

A equipe de controle de qualidade garante que os documentos tenham sido escaneados da melhor forma. Muitas vezes a folha pode estar dobrada, rasgada, ou com informações ilegíveis e, nestes casos, elas são enviadas para o reescaneamento.

– Indexação

Neste momento os arquivos digitalizados entram para um sistema de alta tecnologia que permite personalizar campos de busca para cada documento. Eles também podem passar por um leitor OCR, que transforma o arquivo de imagem em documento pesquisável.

Pelo processamento de documento, a empresa contratante indica o quais informações deseja buscar – como por exemplo, CNPJ, CPF, nome, número de protocolo, etc. – e a EcoStorage personaliza para ele. Por meio de login e senha em um acesso web, ela pode consultar tais documentos e informações de qualquer lugar, a qualquer hora do dia.

Depois de indexados, os arquivos vão para a custódia digital.

 

Custódia física

Corresponde a pegar os documentos, colocar dentro da caixa auditada, etiquetada e armazenar em uma das prateleiras da EcoStorage.

O galpão segue criteriosamente normas de segurança contra incêndio, insetos e outros tipos de incidentes. Em breve falaremos sobre isso em detalhes aqui no blog.

 

Custódia digital

Guarda das imagens digitalizadas dentro do nosso servidor e outros servidores de alta capacidade e tecnologia, para garantir o backup e segurança de todas as informações armazenadas.

 

DNA Eco

Todos os serviços podem ser contratados separadamente ou na combinação que for mais conveniente. Mas existem diferenciais que tornam essa relação muito mais efetiva, colocando as necessidades do cliente em primeiro lugar, como a pesquisa inteligente e ecológica, com digitalização sob demanda.

Se o cliente precisa de um documento armazenado na EcoStorage, ela busca a caixa internamente no galpão, pesquisa o arquivo e digitaliza. Assim, ele fica disponível para pesquisa de 4 horas a 48 horas, de acordo com a urgência. O envio é por e-mail ou disponibilizado em software inteligente de gestão.

Assim,

– Agiliza a consulta,
– Evita gastos desnecessários com transporte e logística, que também afetam o meio ambiente,
– Garante a integridade da caixa,
– Mantém a organização dos documentos,
– Facilita processos.

Entendeu por que somos especialistas em muito mais do que guardar papel?